Las nuevas tecnologías han cambiado nuestra forma de trabajar. Ya no solo porque el ordenador se ha convertido en una de nuestras principales herramientas de trabajo, sino porque han surgido nuevas modalidades laborales como el teletrabajo. Esto ha hecho que cambien algunos aspectos en la gestión de personal.

El teletrabajo, que fue tan popular durante la pandemia del COVID-19, ha tenido menos impacto en España del que se esperaba. Tan solo el 14,4% de la población ocupada  teletrabaja. A pesar de ello, el modelo mixto, en el que el trabajador acude a la oficina varios días por semana y trabaja una o dos jornadas semanales desde casa, es el modelo empleado por muchas empresas para funcionar habitualmente. No es de extrañar. Según algunos estudios, el teletrabajo ahorra en torno a 100 € al mes por empleado.

Las nuevas tecnologías han disparado la flexibilidad geográfica. La posibilidad de que un trabajador trabaje cada día desde un centro de trabajo distinto o que realice trabajos fuera de las instalaciones de la empresa. Los nuevos medios digitales permiten a los empresarios controlar mejor lo que hacen sus trabajadores a distancia.

Estos cambios en la forma de trabajar requieren modificaciones en la gestión de los recursos humanos. Los gestores de Capellas i Associats, una asesoría para empresas y autónomos de Girona, que se fundó en los años 60 y que ha sabido adaptarse a los nuevos tiempos, opinan que el servicio personalizado es la clave para llevar el asesoramiento laboral de cualquier empresa a día de hoy,

Las viejas estrategias de gestión, que servían igual para asesorar a una empresa constructora que para llevar los trámites de un estanco, no son útiles hoy en día. Cada empresa requiere un tratamiento específico, acorde con sus características y su modo de funcionar.

En este artículo nos vamos a centrar en una de estas peculiaridades, los cambios que ha implicado el teletrabajo, aunque se podrían abordar otros muchos más.

El control de la jornada laboral.

El Real Decreto-ley 8/2019 estableció en su día la obligatoriedad de que cada trabajador fichara a la entrada y salida de su puesto de trabajo. Y que esta acción diera lugar a un informe personalizado que inspección de trabajo pudiera exigir en cualquier momento a las empresas.

En los centros de trabajo habituales este era un sistema fácil de implantar. El problema se hallaba en aquellos trabajadores que trabajaban desde casa, que lo hacían a distancia, o en aquellos, que como hemos indicado antes, se van moviendo de un centro de trabajo a otro por exigencias de producción o necesidades de la empresa.

Las aplicaciones para fichar fueron una solución tecnológica efectiva para solventar estas situaciones. Son aplicaciones que están utilizando muchas empresas y que permiten fichar al trabajador desde su propio teléfono móvil, estén donde estén. Las aplicaciones se descargan en el celular, como cualquier aplicación móvil, y disponen de un portal de control en un ordenador de dirección de la empresa, que registran las entradas y salidas de los trabajadores en tiempo real y que emite automáticamente el informe de control de la jornada laboral de acuerdo con las exigencias del real decreto.

Algunos expertos en derecho laboral indican que el gobierno está trabajando en la posibilidad de que el control digital de la jornada laboral sea obligatorio, y que además, estas aplicaciones y software, no solo controlen la hora y el lugar en que ficha el trabajador, sino también los parones en la actividad laboral y el tiempo en el que el trabajador se ausenta de su puesto de trabajo.

Comunicación fluida con la empresa.

El teletrabajo y el trabajo a distancia requieren una comunicación más fluida con la empresa. Muchos empresarios, entre ellos Elon Musk, son contrarios al teletrabajo porque opinan que es menos productivo que el trabajo presencial.

En cierto modo tienen razón, y es que el nivel de tensión que se crea en un centro de trabajo es difícil reproducirlo en una casa o en un coworking. Digamos que estos espacios crean un ambiente más laxo que tener a los trabajadores concentrados en las instalaciones de la empresa. De todos modos, es un problema que tiene solución y que, de hecho, se ha solventado, en gran medida, con medios tecnológicos.

Algunas empresas han sustituido los horarios de trabajo por los trabajos por objetivos o por los plazos de entrega de tareas, contabilizando el tiempo socialmente necesario para cubrirlo. Una medida que cuenta con no pocos detractores entre algunos expertos en derecho laboral y entre los sindicatos.

Lo que sí es cierto, es que si un trabajador trabaja fuera de la empresa, se necesita una comunicación más fluida y directa que si lo hace desde un centro de trabajo estándar. Hay que hacerle llegar las instrucciones del trabajo, resolver en tiempo real las complicaciones que vayan apareciendo y llevar un control de las etapas intermedias.

Esto ha hecho que se desarrollen sistemas de mensajería instantánea, que funcionen sin que el trabajador esté pendiente del correo electrónico o del WhatsApp del móvil, Otra vez se ha resuelto por medio de aplicaciones o de software específico, que actúan como una ventana del ordenador o del dispositivo que se emplea durante el trabajo.

Estas soluciones digitales permiten además organizar las tareas, llevar un control de los gastos o enviar notificaciones instantáneas. Creando un canal directo de comunicación entre el trabajador y la empresa con independencia del lugar en el que esté trabajando.

Novedades legales del teletrabajo.

En el 2021 el parlamento aprobó la Ley del Trabajo a Distancia donde regulaba la modalidad del teletrabajo. La página web del centro de formación online Grupo 2000 aclara bastante las novedades que introdujo esta ley.

En primer lugar, se considera teletrabajo y, por tanto, están sometidos a la ley, los trabajadores que al menos realicen un 30% de la jornada laboral semanal en su casa o fuera de las instalaciones de la empresa, por un periodo igual o superior a 3 meses continuados.

La primera novedad es que el teletrabajo debe estar recogido en un acuerdo consensuado y firmado por la empresa y el trabajador. Este acuerdo debe recoger todas las condiciones en las que se va a prestar la relación laboral (horario de trabajo, días en los que se teletrabaja, duración de esta modalidad, posibilidad de revertirla, etc.)

El trabajador se acoge al teletrabajo de manera voluntaria, sin que medie ningún tipo de presión, y tienen prioridad para hacerlo aquellas personas que tengan necesidades de conciliación laboral y familiar, madres en periodo de lactancia o víctimas de violencia de género o de terrorismo.

A pesar de que el trabajador teletrabaja en su casa, la empresa debe proporcionarle los medios necesarios para realizar su actividad laboral y cubrir los gastos derivados de trabajar en casa (gastos de electricidad, ADSL…) La empresa también deberá hacer un estudio de posibles riesgos laborales en el lugar de trabajo: exposición a la pantalla del ordenador, ergonomía del espacio de trabajo, etc.

Teletrabajar no puede implicar nunca ningún tipo de discriminación con respecto a los empleados que trabajan presencialmente. Es decir, deben tener las mismas oportunidades de promoción en la empresa, la misma retribución, los mismos permisos, días de vacaciones, etc.

Nuevas vías de notificación.

Hace años que las nóminas impresas en papel se sustituyeron por archivos PDF que se enviaban por correo electrónico. Más tarde se utilizaron aplicaciones donde la asesoría o el departamento de personal de la empresa enviaban la nómina del mes de forma personalizada, y el trabajador podía acceder en cualquier momento a su historial de nóminas.

Estas aplicaciones han evolucionado hasta el punto de que el trabajador puede solicitar las vacaciones, pedir un permiso o informar sobre una baja médica. En situaciones de teletrabajo y trabajo a distancia, esta herramienta informática ha sido muy útil. Hoy, gracias a la firma digital, desde estas aplicaciones, el trabajador puede gestionar algunos trámites relacionados con la empresa o con la seguridad social.

Los expertos en certificados digitales Firmafy cuentan como la firma electrónica puede resolver muchos trámites laborales. De hecho, esta firma tiene la misma validez que una firma física y está reconocida por el Estatuto de los Trabajadores. Gracias ella, el departamento de personal no tiene que estar persiguiendo a los empleados para que le firmen los documentos. Basta con hacérselo llegar por medio de una de estas aplicaciones y que el trabajador adjunte su firma electrónica, con total discreción.

La firma electrónica es útil para gestionar toda la documentación relativa al control o prórroga de un ERTE, sirve para confirmar que se han recibido los medios y la información relativa a las medidas de seguridad e higiene proporcionadas por la empresa, se utiliza para ratificar los certificados de formación que la empresa debe entregar después de que un trabajador haya pasado un curso de formación o reciclaje e, incluso, tiene validez para prorrogar un contrato laboral o transformarlo en indefinido.

El mundo digital está cambiando nuestra forma de trabajar y la manera en la que se gestionan las relaciones laborales.